CONCEPTOS DEL ORGANIGRAMA DE UN HOTEL GRAOSNDE

CONCEPTOS DEL ORGANIGRAMA DE UN HOTEL GRANDE

GERENTE GENERAL tiene la responsabilidad de planear, organizar, coordinar y supervisar el funcionamiento de todas las áreas del Hotel. Tiene a su cargo la definición y control del presupuesto de operación del establecimiento.

ASISTENTE DE GERENCIA Su función es apoyar a la gerencia y la administración en todo lo relacionado con comunicaciones, informes de gestión, reuniones, y demás actividades solicitadas por la Gerencia.

1.    DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Tiene a su cargo la coordinación, el control y la ejecución de todos los aspectos financieros y administrativos del hotel. Su función principal es la administración de los recursos humanos, físicos y financieros que se requieren para operar adecuadamente un hotel.

1.1. DIVISIÓN DE CONTABILIDAD Como encargado del área contable, su función consiste en llevar a cabo un minucioso análisis y control de los movimientos contables y estados financieros del hotel.

·          COSTOS El jefe del área de Costos está a cargo de la elaboración de los resultados de costos del hotel.

AUXILIAR DE COSTOS Está encargado de registrar los costos de operación del hotel y clasificarlos por departamentos y entregar el informe al jefe de Costos. También tiene a su cargo la verificación de los inventarios de las áreas de alojamiento y alimentos y bebidas.

·         COMPRAS Su labor consiste en llevar a cabo las negociaciones con proveedores de servicios hoteleros; realizar las compras de suministros de alojamiento, alimentos y bebidas y administración.

JEFE DE ALMACÉN Es el encargado de tramitar las solicitudes de compras del Hotel. También se encarga del recibo, almacenamiento y distribución de los suministros de alojamiento, alimentos y bebidas y administración.

·         CARTERA La persona encargada del área de Cartera está a cargo del recaudo de cuentas por cobrar a los clientes y huéspedes del Hotel.

·         TESORERIA La labor como Tesorera consiste en realizar los pagos de nómina y proveedores del Hotel.

1.2. DIVISIÓN DE GESTIÓN HUMANA Está a cargo de todo lo relacionado con el personal que trabaja en el hotel. Su principal función es definir estrategias en beneficio del clima laboral de la organización.

·         NÓMINA Y CONTRATACIÓN Como encargado de esta área tiene como responsabilidad el adecuado manejo de la nómina de hotel: pagos, afiliaciones y aportes. También participa en los procesos de contratación de empleados.

·         BIENESTAR LABORAL Tiene a su cargo la realización de actividades que propendan en el aumento de la motivación y la calidad laboral de los empleados (capacitaciones, reuniones, premiaciones, ascensos laborales, salud ocupacional, etc.).

1.3. DIVISIÓN DE SISTEMAS La función como Jefe de Sistemas es desarrollar herramientas informáticas que permitan mejorar los procesos al interior de la organización. También tiene a su cargo el control presupuestal del área.

·         AUXILIAR DE SISTEMAS Está encargado de realizar soporte técnico en sistemas a las diferentes áreas del Hotel.

1.4. DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES Como Jefe de Servicios Generales se encarga de coordinar y supervisar las labores del personal de mantenimiento y seguridad del Hotel; también el control presupuestal del área.

·         DIVISIÓN DE MANTENIMIENTO Tiene a su cargo la administración y supervisión del personal de mantenimiento del hotel. Está encargado de la ejecución presupuestal del área y del manejo de inventarios.

·         AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Se encarga de la ejecución de órdenes de mantenimiento y reparación de las habitaciones y las zonas comunes del Hotel: pasillos, lobby, restaurantes, salones, zonas húmedas, jardines, parqueaderos, entre otras.

·         DIVISIÓN DE SEGURIDAD Es el encargado de coordinar y supervisar las labores del personal encargado de la vigilancia. Su función principal es garantizar la seguridad y tranquilidad de los huéspedes, clientes, visitantes, proveedores y empleados del Hotel.

AUXILIAR DE SEGURIDAD Se encarga de la vigilancia de todas las áreas del Hotel. Mi función es velar por la seguridad dentro y fuera de las instalaciones. También tiene a su cargo revisar y registrar el ingreso de mercancía y pertenencias de los empleados y proveedores al Hotel.

·         MENSAJERO Está a cargo de la entrega y recibo de correspondencia del Hotel. También es responsable de realizar vueltas bancarias y notariales.

2.    DIRECCIÓN COMERCIAL Y MERCADEO Se encargo de dirigir y coordinar las labores del Departamento Comercial y de Mercadeo. Su función principal consiste en plantear y desarrollar estrategias de comercialización para todas las áreas del Hotel.

·         DIVISIÓN DE VENTAS Su función es administrar, coordinar y supervisar las actividades de los representantes de ventas del Hotel. Su objetivo principal consiste en  incrementar los niveles de ocupación.

REPRESENTANTE DE VENTAS Está encargado de contactar prospectos de clientes nuevos o frecuentes a través de visitas personalizadas, llamadas telefónicas o correo directo.

·         DIVISIÓN DE MERCADEO Su labor consiste en desarrollar estrategias de mercadeo y publicidad encaminadas al posicionamiento de los servicios ofrecidos por el hotel.

·         AUXILIAR DE MERCADEO Está encargado de coordinar con los medios de comunicación y las agencias de publicidad el diseño, desarrollo y difusión de los productos promocionales del hotel.

3.    DIRECCIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Está a cargo de la administración y control del presupuesto de alimentos y bebidas del Hotel. Su función principal consiste en la planeación de las actividades del área, la definición de estrategias y políticas del servicio de A&B.

·         DIVISIÓN MESA Y BAR El Maître del hotel está a cargo de la coordinación y supervisión del personal de servicio del restaurante y banquetes. Se encarga de llevar a cabo los controles presupuestales del departamento. También se encarga de dar la bienvenida a los clientes, presentar la carta y hacer sugerencias de opciones de alimentos y bebidas. Es responsable de la atención de sugerencias y quejas de los clientes.

·         HOSTESS Está a cargo del cordial recibimiento y la adecuada ubicación de los clientes en el restaurante. Una vez los clientes se encuentran cómodamente ubicados los presenta con el Maître.

·         CAPITAN DE SERVICIO Es la persona encargada de coordinar y supervisar el servicio del personal de servicio a la mesa; apoya al Maître en la atención de los clientes y está encargado de tomar el pedido y marcharlo a la cocina.

MESEROS Su labor consiste en atender al cliente con amabilidad y realizar el alistamiento para el servicio de alimentos y bebidas, cumpliendo con los estándares y los tiempos de respuesta.

BARMAN Está a cargo del alistamiento y preparación de todas las bebidas que solicitan los clientes. Su función principal consiste en garantizar al cliente la atención de sus solicitudes cumpliendo con los estándares de servicio y los tiempos de respuesta.

·         DIVISIÓN DE COCINA Como Chef del Hotel está encargado de la planificación de la carta, de la creación y la supervisión en la preparación de los platos. Se encarga de la dirección de la cocina y del manejo del personal del área; está a cargo del control presupuestal del departamento y de elaborar las requisiciones de compra.

COCINEROS Su función consiste en atender las solicitudes de alimentación de los clientes del restaurante y eventos, teniendo en cuenta los estándares y tiempo de respuesta. También está encargado de la supervisión del mise en place de la cocina.

PANADERO Está a cargo de la preparación de la panadería para atender el servicio de alimentos. También está en capacidad de elaborar la repostería del hotel.

STEWAR Su función consiste en apoyar a los cocineros en el lavado y desinfección de vegetales así como en la preparación de ciertos alimentos como las ensaladas, para hacer más eficiente el servicio. También se encarga de garantizar la limpieza de los utensilios de cocina, la vajilla y la cubertería.

PORCIONADOR Está encargado del porcionamiento y almacenamiento de los insumos para atender el servicio de alimentos. Su función principal es garantizar la estandarización de los platos y el control de costos de Alimentos.

·           DIVISIÓN DE EVENTOS El Jefe de Eventos está a cargo de coordinar las labores del personal que presta el servicio de convenciones y supervisar todas las actividades de los grupos que requieren servicios del Hotel. Su función principal consiste en garantizar el óptimo servicio en la prestación del servicio de eventos.

COORDINADOR DE EVENTOS Su función consiste en coordinar el desarrollo de los eventos con las demás áreas del Hotel. Está encargado de supervisar el montaje y la logística interna para la prestación de los servicios de eventos.

HOUSEMAN Es el encargado del alistamiento para el servicio de eventos. Su función principal es adecuar los salones de eventos cumpliendo con los requerimientos especificados (montaje, ayudas audiovisuales, decoración, etc.).

4.    DIRECCIÓN DE ALOJAMIENTO Como director del departamento tiene la responsabilidad de la planeación de las funciones del área y la creación de estrategias para la optimización del servicio de alojamiento. Tiene a cargo el control del presupuesto de operación del área de alojamiento.

·         AMA DE LLAVES Es la encargada del departamento de Ama de Llaves. Es la responsable ante la Dirección de Alojamiento de administrar todas las actividades inherentes a la limpieza y arreglo de áreas del Hotel. Tiene a cargo la organización y asignación de tareas y horarios, el control de inventarios y el manejo de las sugerencias y quejas de los huéspedes.

·         SUPERVISORA DE PISOS Es la persona encargada de supervisar la labor de las camareras de habitaciones. Actualiza el estado de las habitaciones en el Reporte de Ama de Llaves y apoya las labores de limpieza cuando se requiere.

CAMARERA Su labor consiste en mantener las habitaciones en perfecto estado de aseo conservando los estándares de servicio del hotel. También se encarga de reportar  las novedades a la supervisora de pisos.

·         LAVANDERÍA Está encargada de atender las solicitudes de lavandería del Hotel y de los huéspedes. También se encarga de llevar el control y registro de la entrada y salida de ropa del hotel, los huéspedes y los uniformes del personal.

·         LENCERO Tiene a su cargo el control y suministro de lencería de habitaciones, restaurante y banquetes. Su labor consiste en suministrar la lencería necesaria para atender las diferentes necesidades de las áreas de habitaciones, mesa y bar y eventos.

·         MINIBARES Está a cargo del suministro y control de los minibares de las habitaciones. Su función consiste en reponer productos de los minibares, atender el aseo de las neveras, controlar vencimientos de productos y manejo de los inventarios.

·         DIVISIÓN DE RESERVAS Y RECEPCIÓN Como jefe de esta división su labor consiste en supervisar el desempeño del personal del Front Office y asegurarse que cada uno cumpla con sus responsabilidades y funciones. Dirige y coordina las actividades de Recepción, Reservas, servicio al cliente y telefonía.

·         RECEPCIONISTAS Los recepcionistas son los encargados directos de la atención a los huéspedes. Están encargados de los procesos de registro, estadía y salida de los huéspedes.

·         AGENTES DE RESERVACIONES Es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reservas de los clientes. Determina la disponibilidad de habitaciones, ofrece tarifas, registra y confirma las reservaciones.

·         AUDITOR NOCTURNO La función de Auditor Nocturno consiste en revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes para garantizar que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas en la empresa.

·         CONSERJE Ayuda a los huéspedes haciendo reservaciones de restaurantes, transporte, teatro y otros eventos especiales que suceden dentro y fuera del Hotel.

BOTONES Su función consiste en prestar el servicio de equipaje a los huéspedes entre el área de llegada, el lobby y las habitaciones.

PORTEROS Se encarga del recibimiento de los huéspedes y clientes y de controlar el tráfico en la entrada del Hotel.

VALET PARKING Su función consiste en proporcionar el servicio de estacionamiento para los automóviles

·         CAJEROS Es responsable de llevar a cabo las transacciones de pagos de las cuentas de los huéspedes y clientes del restaurante y eventos. Tiene a cargo la facturación de todos los consumos generados por alojamiento, alimentos y bebidas y eventos.