jueves, 19 de abril de 2012

AUDITORÍA NOCTURNA.

PREPARACIÓN DE EL REPORTE DE AUDITORÍA NOCTURNA. 
DAILY REPORT
Este reporte de auditoría se organiza dependiendo de las necesidades de información de cada hotel. Es importante recalcar que este reporte es una herramienta que provee al hotel de la información financiera diaria del hotel. 

Este reporte muestra las totales cargados en las facturas de los huéspedes por departamento.
Este reporte apoya a poder detectar las cuentas en las que se pudieron haber hecha anotaciones incorrectos, o reportados incorrectamente. El auditor nocturno debe correr el D-Report por lo menos 3 veces durante la auditoría nocturna. 
 Se debe verificar totales departamentales: el efectivo que recibe el front office por parte de los huéspedes.  y centros de consumo. 

El reporte de cajeros es el registro de todo el efectivo recibido por el recepcionista o cajero de recepción. Todos los turnos, incluyendo el de auditoría nocturna, deben elaborar este reporte.


INFORMACION DEL REPORTE:

Habitaciones e impuestos 

Las cantidades de ventas de habitaciones son importantes para el éxito de un hotel. Dicen al gerente qué proporción de ingresos están entrando por cuartos. Debido a que gran parte de los ingresos de habitaciones son considerados como utilidades, la gerencia debe monitorea estas cantidades muy de cerca. Los valores reflejados en ventas de habitaciones representan el total de rentas anotadas en las cuentas de los huéspedes. Este saldo es verificado contra el reporte de ama de llaves y revisado contra el rack de
Ventas totales de restaurante e impuestos 

Este total muestra todos las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de alimentos en el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de auditoría de los puntos de venta de restaurantes o demás puntos de venta.
                 
Propinas de restaurante, room service, banquetes, y bares 

Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio, representan un control importante. En cualquier caso los vouchers ( propinas cargadas a las cuentas de los clientes), tirillas de paid-out (propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja), y los vouchers de tarjetas de crédito (propinas cargadas) son usadas para verificar este total 

Room service 

Algunos hoteles reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones especiales y campañas de merchandising para incrementar el consumo en room service, por lo que es necesario monitorear las cantidades de cerca. 

Ventas de banquetes 

Los hoteles con un volumen de operación alto en banquetes, reportan las cantidades de este concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. . El auditor nocturno debe revisar la bitácora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados. 

Ventas de bar de banquetes y bares en general 

Esta cantidad es originada por las máquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohólicas son reportadas al front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompañado por las cintas de auditoría de las máquinas registradoras. 

Renta de espacios 

Son las rentas cobradas por salones de banquetes, o de reuniones. El auditor nocturno cruzará esta información contra la bitácora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas. 

Valet 

Uno de los servicios que un hotel brinda son lavandería y tintorería. Esta cantidad debe ser monitoreada debido a que el hotel paga bajo la premisa a la tintorería o lavandería de "Cuando la ropa se haya regresado". Estos costos más un porcentaje de utilidad son posteadas a los folios de los huéspedes. Algunos hoteles mantienen un diario de tintorería y lavandería donde registran toda la información. De éste se generan los vouchers para ser cargados a los folios de los huéspedes. El total de los voucher componen el total de valet para la auditoría nocturna. 

Cargos por teléfono 

El auditor nocturno traslada todos los cargos de teléfono que le pase el área de teléfonos, por medio de vouchers de cargo, a los folios de los huéspedes. En hoteles con PBX con interface al PBX son trasladadas electrónicamente. 

Ventas tiendas de regalos e impuestos 

La tienda de regalos genera un reporte de ventas que lo envía al front office, las cuales deben ir acompañadas por las cintas de auditoría. 


SPA 

Aún cuando el uso de la instalación pueda ser gratuito, algunos productos o servicios pueden venderse. Por lo general estos son cargados a los folios de los huéspedes. Para esto se deberá generar un reporte de ventas para poder ser cruzado con la auditoría nocturna. 

Estacionamiento 

Si se cuenta con un estacionamiento que da servicio a huéspedes y público en general puede cobrar mediante efectivo, vales de estacionamiento, o tarjetas de crédito. Los huéspedes en el hotel por lo general cargan estas cantidades a sus facturas. El responsable del estacionamiento prepara un reporte diario de efectivo y cargos por cada turno. La documentación de apoyo incluye tickets de estacionamiento, cintas de máquina registradora, vouchers, etc. El auditor nocturno prepara un total de estas cantidades en base a los reportes. 

Total de ingresos y total de cancelaciones/amortizaciones 

Estas cantidades representan todas las transacciones en efectivo y cargos del día, que han sido reflejadas anteriormente. 

Ventas en efectivo y Saldo de Cuentas por cobrar 

El total de ingresos representan tanto efectivo como ventas con cargo a los folios de los huéspedes. 

Para las ventas en efectivo se reporta la cantidad por separado, representado esta cantidad los totales reportados y recibidos de los diferentes reportes diarios departamentales, y los cuales se requieren también para justificar el depósito de bancos. 

Las ventas con cargo están reflejadas en las "cuentas por cobrar pendientes" (Cuentas pendientes por cobrar del día de hoy). Esta es la cantidad que resta a recibir por los huéspedes. 


El total de ingresos generados en ésta parte de la auditoría nocturna, es igual a la suma de Paid-outs, ventas en efectivo, y cuentas pendientes por cobrar el día de hoy. 

La cantidad que refleje "Cuentas pendientes por cobrar del día de hoy" se le suma la cantidad de "Cuentas pendientes por cobrar del día de ayer", para obtener el saldo acumulado de cuentas pendientes por cobrar (Total de cuentas pendientes por cobrar) 
ETAPAS PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE AUDITORIA NOCTURNA

1. CONTROL DE OCUPACION                                   
Resumen de habitaciones
Huéspedes en Casa
Estado de habitaciones – Discrepancias

2. VERIFICACIÓN DE LA CUENTA HUÉSPED   (CARGOS REALIZADOS DURANTE   EL DÍA)

Diario de caja por punto de venta 
Formas de Pago
Resumen de Ingresos 
Listado transacciones de teléfono  
Planilla ingresos Caja de recepción
Listado de Transacciones Abonos
Revisión de tarifas 
Revisión de Totales
Informe de Ventas acumuladas por Segmento
Informe Diario de Ocupación

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