LOGÍSTICA Y ADMINISTRACIÓN DE EVENTOS
GERENCIAMIENTO DEL EVENTO
PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
Planeación:
Determinación de los parámetros fundamentales que guiaran el trabajo de organización.
Organización:
Ordenamiento coordinado, de todos los elementos que van a hacer parte del Evento, de tal manera que se puedan ejecutar en el momento de la Operación.
Por qué se va a hacer?
Para quiénes se va a hacer?
Cuándo se va a hacer?
Dónde se va a hacer?
Cómo se va a hacer?
Cuánto va a costar?
Qué se va a hacer?
NOMBRE:
TIPO:
DEFINICION:
OBJETIVO:
DURACION:
PARTICIPACION:
PROTOCOLO:
Por qué se va a hacer?
Determinación de Objetivos
ORGANIZADOR OFICIAL. Específicos del Evento
ORGANIZADOR PROFESIONAL. Implícitos en todo Evento
Para quiénes se va a hacer?
Personas naturales individuales Personas naturales en grupo
Género
Edad
Estado civil
Estrato socio-económico
Localización geográfica
Hábitos de compra
Personas jurídicas oficiales Personas jurídicas privadas
Naturaleza jurídica
Trayectoria comercial
Estructura empresarial
Directivos
Actividad – Sector
Tamaño
Localización
Composición de los participantes
1. DELEGADOS
2. ACOMPAÑANTES
3. NIÑOS
4. ORGANIZADORES
5. INVITADOS
6. MEDIOS
7. EXPOCITORES
8. CONFERENCISTAS
9. OTROS
Cuando se va a hacer?
SELECCION DE LA FECHA
Clase de Participantes
Objetivos del Evento
Costos, temporadas, clima
Dónde se va a hacer?
Tipo y Objetivos de la Reunión
Clase de Participantes
Localización Geográfica
Transporte
Capacidad Económica
Salones de Reunión
Atractivos Turísticos
Otros Eventos
Facilidades
Hoteles
HOTELES, SALONES DE REUNIÓN Y OTRAS LOCACIONES
CALIDAD EN EL SERVICIO DE A y B. NÚMERO, TAMAÑO Y CALIDAD DE SALONES NÚMERO, TAMAÑO Y TIPO DE HABITACIONES EFICIENCIA EN EL PROCESO DE CHECK – IN
EFICIENCIA EN EL PROCESO DE CHECK – OUT FACILIDADES QUE BRINDA EL HOTEL OTROS SERVICIOS DEL HOTEL
Los Hoteles, salones y otras locaciones que ofrezcan Servicios para Eventos, deben suministrar la siguiente información:
1. Lista detallada de la cantidad y tipo de Habitaciones
2. Descripción de los Salones de Reunión, con planos que incluyan escalas precisas, altura del techo, localización de postes, divisiones, accesos y capacidades
3. Listado del Equipo técnico y sus especificaciones
4. Descripción, servicio, capacidad, horarios y tipos de Restaurantes, Bares, Cafeterías, etc. y de sus facilidades Deportivas y Recreativas
5. Carta de Banquetes
6. Distancia de hoteles, salones y atractivos
7. Facilidades de transporte
8. Áreas de exhibición
9. Lista de Otros Servicios que ofrezca el lugar
10. Tarifas de todos los Servicios
Cómo se va a hacer ?
ACTIVIDADES ESPECIALES
-Alimentos y bebidas
-Deportivas, recreativas y turísticas
FACILIDADES
- Equipo
- Servicios especializados
- Material Impreso
PROMOCIÓN
- Difusión
- Comercialización
SERVICIOS DE APOYO
- Oficinas de Convenciones y Visitantes
- Líneas aéreas
- Agencias de Viajes
PERSONAL DE ATENCIÓN
- Selección
- Honorarios y condiciones
- Capacitación
CONTROLES Y REGLAMENTOS
- Orden
- Disciplina
- Diseño del programa
FOLDER DE TRABAJO
El Folder de trabajo, tiene su origen en los check-list o listados de chequeo que se realizan en diferentes actividades. Básicamente, consiste en una relación discriminada de cada una de las actividades que conforman el programa.
Diseño técnico del programa
Consiste en saber combinar adecuadamente todos los elementos que componen un programa.
OBJETIVOS:
J Mantener en todo momento el animo de los participantes
J Crear un ambiente agradable durante el evento
J Brindar Novedad y variedad
J Evitar al máximo el aburrimiento y la monotonía.
Diseño técnico del programa
Entrega de Credenciales
Ceremonia de Apertura
Clasificación de los Conferencistas
Presentación de Audiovisuales
Equipos y Material
Sesiones de Trabajo
Refrigerios
Actividades Especiales, Actividades para acompañantes
Ceremonia de Clausura
Iniciativa y Creatividad del OPC
Conocimiento del Programa
Programas Opcionales
Flexibilidad
Cuánto va a costar?
FINANCIAMIENTO
Ø Presupuesto disponible
Ø Inscripciones
Ø Subsidios
Ø Venta de tiquetes para eventos especiales
Ø Alquiler de Espacios de exhibición
Ø Concesiones de ventas
Ø Ventas de souvenir y/o publicaciones
Ø Patrocinios
PRESUPUESTO
Se debe crear un presupuesto individual para cada Evento y un presupuesto para su organización como un todo
Factores a tener en cuenta en el presupuesto
Ingresos y Gastos
Punto de equilibrio, costos fijos y variables
Margen bruto
Determinación de precios
PATROCINIOS
El patrocinio se define, como la relación entre un patrocinador y los participantes de un evento, en la cual el patrocinador da un dinero o paga una clase de tarifa para poder explotar comercialmente su asociación potencial con los participantes del evento. Es una forma de marketing, donde las características demográficas y sicográficas de los participantes coinciden con las necesidades del patrocinador y esto le permite llegar fácilmente a un grupo de Clientes potenciales. También son patrocinadores, algunos proveedores del Organizador Oficial
LOS TIPOS DE EVENTOS QUE MAS SE PATROCINAN SON:
Eventos Cívicos
Eventos Culturales
Eventos deportivos
Congresos, conferencias y eventos educacionales
Eventos de entretenimiento y turísticos
Exposiciones y eventos comerciales
LOS TIPOS DE EVENTOS QUE MENOS SE PATROCINAN SON:
Reuniones empresariales
Eventos Sociales
Eventos para recoger fondos
Metodología para consecución de patrocinadores:
1. Lista de Patrocinadores potenciales
2. Lista y cotización de los Elementos y/o Actividades a patrocinar
3. Visita Personal al posible Patrocinador
4. Indicación clara de cuál va a ser su Publicidad ROE
5. Servicios que se le van a prestar.
El Presupuesto de un Evento, es técnicamente sencillo de elaborar. Básicamente es un flujo de caja, en otros términos es decir: “Cuánto va a costar?” y “De dónde va a salir el Dinero?”.
Consiste en un listado de Ingresos, un listado de egresos y una liquidación, que debe ajustarse periódicamente, para llegar a la Operación sin mayores variaciones.
EL ÉXITO DEL PRESUPUESTO, CONSISTE EN NO OLVIDAR NI REPETIR NINGÚN RUBRO, TANTO EN INGRESOS COMO EN EGRESOS.
Relación costo – volumen - utilidad
Elabora el análisis del efecto de la estructura de costos, precios y volúmenes de venta en la utilidad
Ø Planificación de la utilidad
Ø Elaboración de presupuestos
Ø Cálculo del punto de equilibrio
ü Volumen
ü Precio
ü Costo variable
ü Costo fijo
ü Margen de contribución
MARGEN DE CONTRIBUCION = TARIFA – COSTO VARIABLE
Método costo-volumen-utilidad para fijar precios
Costo fijo + utilidad
Tarifa = ---------------------- + costo variable
Volumen
Costo fijo
Punto de Equilibrio = ------------- -------------------------------
Margen de Contribución (tarifa – costo variable)
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