ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS

ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE EVENTOS

PANORAMA DE LA INDUSTRIA DE LAS REUNIONES

EVENTOS

Actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de incentivo y otras reuniones asimilables a éstas (jornadas, encuentros, conferencias, simposios, foros, seminarios, cursos, reuniones sociales) convocadas por motivos profesionales y/o asociativos.

La industria de las reuniones se ha convertido en una fuente de ingresos, trabajos y prestigio relativamente reciente para las grandes ciudades y los centros vacacionales.

En esta industria, la red de comunicaciones es extraordinariamente amplia y veloz y los recuerdos abundantes .

Las experiencias favorables de los participantes de un evento, pueden derivar en un futuro viaje de placer o de negocios lucrativos

En esta industria, la red de comunicaciones es extraordinariamente amplia y veloz y los recuerdos abundantes.

UN EVENTO ES ÚNICO E IRREPETIBLE

Turismo de Convenciones

PRODUCTO DE REUNIONES

FACILIDADES

·        LOCACIONES ESPECIALIZADAS DE EVENTOS (Venues)

·        ALOJAMIENTO

·        ALIMENTOS & BEBIDAS

·        DIVERSIÓN Y RECREACIÓN

·        AGENCIAS DE VIAJES

·        RENTACAR

·        CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN ESPECIALIZADA

·        SERVICIOS AFINES

ATRACTIVO

·        NATURAL

·        ARTIFICIAL

·        HUMANO

ACCESIBILIDAD

·        TRANSPORTADORES

- Terrestres

- Aéreos

- Marítimos

- Fluviales

·       SERVICIOS ESPECIALIZADOS

- Aduanas

- Retenes

- Oficinas de información

El mercado de eventos en Colombia

·        Las ciudades que más eventos organizan en Colombia son: Bogotá (52%), Cartagena (22%), Medellín (15%)

·        La participación promedio durante el año 2008, fue de 250 personas

·        Las temáticas más comunes son: Medicina (30%), Administración (16%), Mercadeo (9%), Educación (5%)

·        El 48% de los Eventos, se llevaron a cabo en Hoteles de ciudad, el 16% en Centros de Convenciones, el 7% en clubes, el 4% en Resorts y el 3% en otras locaciones.

·        La duración promedio de los eventos es de 2.25 días.

EL AUGE DE LAS REUNIONES Y TENDENCIAS DE LA INDUSTRIA

Ø Los deportes

Ø El transporte aéreo

Ø Las asociaciones de profesionales

Ø La estabilidad económica

Ø Las necesidades de actualización

Ø Globalización

Ø Ciudades de segunda línea

Ø Crecimiento de C. C.

Ø Organizadores de eventos - Organizadores independientes - Compañías de administración de asociaciones - Compañías de administración de destinos - Casas de viajes de incentivos - Agencias de viajes

Ø Incremento del uso de la tecnología - Internet - Fax - Video conferencia - Tecnología en sala - Código de barras

Ø Administración de ingresos

INSTALACIONES PARA REUNIONES

• Hoteles

All Suites

Resort

De Centro de Ciudad

Suburbanos

Aeropuerto

Motor hoteles

Condominios

• Barcos cruceros

• Universidades

• Empresas

• Centros Especializados

• Centros de Convenciones

• Centros de Conferencias

• Otros Venues

El Organizador profesional de Eventos. O.P.C.

 Administrador

 Coordinador

 Líder

 Asesor

Creativo

Actividad Interdisciplinaria

Normas básicas de Organización de Eventos

Ley 300 de 1996 – Art. 100 “DE LOS OPERADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS, FERIAS Y CONVENCIONES. Son operadores profesionales de congresos, las personas naturales o jurídicas legalmente constituidas que se dediquen a la organización de certámenes como congresos, convenciones, ferias, seminarios y reuniones similares, en sus etapas de gerenciamiento, planeación, promoción y realización, así como a la asesoría y/o producción de estos en forma total o parcial.”

Necesidades básicas de las reuniones

Impresos-Tipografías

Agencias de Viajes

Servicios de Publicidad

Medios de Comunicación

Servicios de Correo

Suministro de Equipos - Tecnología

Servicios de Personal

Alimentos y Bebidas

Servicios de Salud y Seguridad

Guías de Turismo

Suministros para Exposiciones

Servicios de Transporte

Interpretes y Traducción

Servicios Recreativos

Alojamiento

Conferencistas

Organizadores Profesionales de eventos.

Objetivos de todo evento

Además de los objetivos específicos de cada Evento, estos deben:

·        Presentar en sus múltiples aspectos la mejor IMAGEN del lugar sede del evento

·        Fortalecer la IMAGEN de la entidad organizadora, con una difusión adecuada de los fines y funciones que cumple a nivel nacional o internacional.

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

TIPOLOGÍA

NACIONALES

Son aquellas que se promocionan y se comercializan dentro de las fronteras de un país.

                            

INTERNACIONALES

Son aquellas que se promocionan y se comercializan mas allá de las

Fronteras de un país.

DELIBERATIVAS

Son aquellas donde se deciden o gestionan las políticas de las organizaciones de poder. Sus conclusiones son de carácter obligatorio.

NO DELIBERATIVAS

Son aquellas que se organizan con fines de formación y/o información o simplemente intercambio de conocimientos.

NOMBRE: CONFERENCIA

TIPO:

1. Deliberativa, Nacional o Internacional

2. No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

1. Reunión formal, oficial, al nivel más elevado de un cuerpo constitucional

2. Exposición de un tema particular por parte de un experto

ante un auditorio

OBJETIVO:

1. Estudiar problemas de interés nacional o internacional, con el fin de solucionarlos, elaborar acuerdos, tratados y tomar decisiones

2. Compartir el conocimiento y la experiencia de un especialista con unos asistentes interesados

DURACION:

1. Sin límite, por lo general muy corta

2. No debe sobrepasar una hora y media

PARTICIPACION:

1. No tiene límite, pueden ser 2 o 15000 personas. Asisten las máximas jerarquías relacionadas con el tema en cuestión

2. No tiene límite. Asisten personas interesadas en el tema PROTOCOLO:

1. Siempre tiene, depende de las personalidades asistentes

2. Mesa principal al frente, donde se ubique el organizador y el conferencista

NOMBRE: ASAMBLEA GENERAL

TIPO:

 Deliberativa, Nacional o Internacional                   

DEFINICION:

Reunión formal, estatutaria, ordinaria o extraordinaria de los miembros pertenecientes a una misma Empresa o Asociación

OBJETIVO:

Estudiar problemas que afecten a la empresa o asociación, tomar decisiones y aprobar cambios                      

DURACION:

Reuniones muy cortas, de menos de un día

PARTICIPACION:

Sin límite, depende de la cantidad de miembros pertenecientes a la empresa o asociación                               

PROTOCOLO:

La misma jerarquía existente en la empresa o asociación

NOMBRE: COMITÉ Y/O COMISIÓN

TIPO:

1. Deliberativa, Nacional o Internacional

2. No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

1. Reunión formal, de un órgano de control o consulta, en la mayoría de los casos prevista estatutariamente, para tratar un tema determinado

2. Sesión de trabajo de una reunión, encargada de tratar una parte del programa ordinario y de trasmitir las conclusiones a la plenaria, para su eventual aprobación

OBJETIVO:

1 - 2. Permitir más agilidad en el desarrollo del programa y aportar recomendaciones y alternativas para tomar decisiones sobre un tema particular

DURACION:

1. Sin límite, puede ser permanente

 2. Muy corta, generalmente está relacionada con la duración de la actividad citada

PARTICIPACION:

1. Limitada. Deben ser muy pocas personas

2. Limitada a los especialistas en el tema

PROTOCOLO:

1- 2. Un coordinador que presida

NOMBRE: COLOQUIO

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reunión semiformal multidisciplinaria, constituida por un grupo de especialistas invitados a título personal por una entidad para tratar un tema específico

OBJETIVO:

Analizar un tema particular con la participación de expertos con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una participación activa de los expositores. No necesariamente debe llegarse a un acuerdo

DURACION:

Muy corta, máximo medio día

PARTICIPACION:

Muy pocas personas, asisten únicamente los expertos en el tema

PROTOCOLO:

Ninguno en particular, algunas veces requieren de un

Moderador

NOMBRE: PANEL

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado, con discusión entre ellos. Permite la participación de una audiencia por medio de preguntas.
OBJETIVO:

Analizar un tema particular con la participación de expertos con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una participación activa de los asistentes. No necesariamente debe llegarse a un acuerdo
DURACION:

Muy corta, máximo dos días

PARTICIPACION:

Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas
PROTOCOLO:

Ninguno. Siempre requiere de un moderador

NOMBRE: SIMPOSIO

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reunión no formal en la cual 2 o más conferencistas manifiestan sus puntos de vista sobre un tema determinado, sin discusión entre ellos. Permite la participación de una audiencia por medio de preguntas.

OBJETIVO:

 Analizar un tema particular con la participación de expertos con el fin de profundizar su conocimiento, buscando una participación activa de los asistentes. No necesariamente debe llegarse a un acuerdo

DURACION:

Muy corta, máximo dos días

PARTICIPACION:

Tiene límite el auditorio puede llegar a unas 100 personas

PROTOCOLO:

Ninguno. Siempre requiere de un moderador

NOMBRE: FORO

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reunión bastante informal en la que un grupo de personas trata un tema de interés específico

OBJETIVO:

Permitir a una audiencia expresarse libremente sobre un tema específico para el enriquecimiento de su propio conocimiento
DURACION:

Muy corta, máximo medio día

PARTICIPACION:

Tiene límite, los participantes no deben sobrepasar de veinte
PROTOCOLO:

Ninguno. Algunas veces requiere de un orientador

NOMBRE: SEMINARIO

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reunión formal de carácter educativo, asimilable a una práctica de estudio o de perfeccionamiento. Debe ser lo más practica posible, si el tema lo permite.

OBJETIVO:

Impartir conocimiento o beneficiar a los participantes con la experiencia de expertos sobre un tema particular

DURACION:

Sin límite, puede durar uno o más días

PARTICIPACION:

Máximo 50 personas. Debe dirigirse a personas que tengan un mismo nivel de capacitación y/o experiencia en el tema a tratar

PROTOCOLO:

Alguno, principalmente en la primera y última sesión.

NOMBRE: REUNIONES EMPRESARIALES
TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reuniones limitadas a personas de una misma entidad.

OBJETIVO:

Actualizar a los participantes sobre aspectos internos de la empresa Tratar problemas específicos y dar soluciones a los mismos
DURACION:

Sin límite aunque generalmente son reuniones cortas
PARTICIPACION:

Sin límite. Asisten todos o una parte de los empleados de la empresa PROTOCOLO:

Ninguno en particular. Se deben considerar las jerarquías de la empresa

NOMBRE: REUNIONES DE INCENTIVOS
TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reunión limitada a personas de una empresa o sociedad comercial, sin ningún tipo de actividad académica

OBJETIVO:

Premiar a las personas de la empresa por el cumplimiento de unas metas pre-establecidas

DURACION:

Sin límite, varía de acuerdo a la actividad programada
PARTICIPACION:

Limitada a las personas de un mismo nivel jerárquico dentro de la empresa

PROTOCOLO:

Ninguno

NOMBRE: VIAJES DE FAMILIARIZACION

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reuniones a las que se invita a un grupo de personas para que visiten una o varias organizaciones y conozcan sus facilidades.

OBJETIVO:

Dar a conocer los bienes y servicios de las organizaciones mencionadas con el fin de que los participantes los puedan vender posteriormente

DURACION:

Sin límite, depende de las actividades programadas

PARTICIPACION:

Limitada a grupos pequeños de 20 a 50 personas

PROTOCOLO:

Ninguno

NOMBRE: FERIAS Y EXPOSICIONES
TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reuniones donde se expone mercancía por un periodo de tiempo determinado en un mismo recinto dividido en pabellones y stands, a un grupo de personas interesadas en los productos expuestos. Requieren gran cantidad de servicios y son muy complejas en su organización. Se clasifican en Universales (exponen productos de todo tipo) y Monográficas (exponen un solo tipo de productos)

OBJETIVO:

Estimular el mercadeo de los elementos expuestos propiciando un acercamiento entre vendedores y compradores en un mismo lugar y tiempo

DURACION:

Sin límite

PARTICIPACION:

No tiene límite. Se compone de expositores y compradores
PROTOCOLO:

Inauguración e invitación de personalidades

NOMBRE: CONGRESO Y CONVENCION
TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reunión que trata un tema de interés particular, tiene una participación abierta a todo el que le interese, requiere gran cantidad de servicios, alterna dentro de su programa actividades recreativas y turísticas, por lo general trabaja con comités y sesiones generales y su proceso de organización, desarrollo y conclusiones están destinadas a recibir una gran publicidad. Es la reunión por excelencia

OBJETIVO:

Permitir el intercambio y asimilación de ideas, información y conocimiento técnico entre personas que tienen los mismos intereses
DURACION:

Por lo general de dos a cinco días

PARTICIPACION:

No tiene límite

PROTOCOLO:

Cada actividad del programa requiere su propio protocolo

NOMBRE: REUNIONES SOCIALES

TIPO:

No deliberativa, Local

DEFINICION:

Reuniones formales o informales donde se celebran ciertos acontecimientos especiales. Generalmente requieren de excelentes servicios de alimentos y bebidas

OBJETIVO:

Celebrar convenientemente un acontecimiento especial como:

Nacimientos, Bautizos, Primeras Comuniones, Confirmaciones,

Cumpleaños, Grados, Fiestas en casa, Navidades, Bodas,

Velorios, etc.

DURACION:

Muy corta

PARTICIPACION:

Limitada a los invitados

PROTOCOLO:

Dependiendo de la formalidad, requiere de la aplicación de normas de etiqueta y protocolo

NOMBRE: REUNIONES POLITICAS

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reuniones donde se plantean asuntos de tipo político, organizadas por diferentes entidades con intereses proselitistas. Se incluyen dentro de este grupo debates y discursos. Pueden combinarse con actividades de alimentos y bebidas

OBJETIVO:

Propiciar el apoyo y la adhesión a determinadas ideologías políticas
DURACION:

Son reuniones muy cortas. Generalmente no duran más de dos horas PARTICIPACION:

No tiene límite. Se busca que asistan muchas personas
PROTOCOLO:

Ninguno en particular. Se requieren de animadores y oradores

NOMBRE: FESTIVALES

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Reuniones que promueven programas o actividades relacionadas con las artes escénicas o la gastronomía. Por lo general conllevan una premiación

OBJETIVO:

Mostrar las características de una actividad del arte o la gastronomía, con el fin de promover dicha actividad

DURACION:

Por lo general una semana

PARTICIPACION:

No tiene límite

PROTOCOLO:

Ninguno en particular

NOMBRE: EVENTOS DEPORTIVOS

TIPO:

No deliberativa, Nacional o Internacional

DEFINICION:

Eventos de actividad física y mental que presuponen entrenamiento y competencia

OBJETIVO:

Estimular las actividades físicas y mentales mediante la realización de prácticas y competencias deportivas

DURACION:

Sin límite

PARTICIPACION:

Sin límite. Depende de las locaciones

PROTOCOLO:

Ninguno en particular, banderas e himnos

NOMBRE: RUEDA DE PRENSA

TIPO:

No deliberativa, Nacional

DEFINICION:

Reunión convocada por una organización o personaje, para informar sobre un tema a la opinión pública a través de los medios de comunicación

OBJETIVO:

Dar a conocer información de interés general mediante la utilización de diferentes medios de comunicación

DURACION:

Muy corta. Máximo una hora

PARTICIPACION:

Limitada al informador y los representantes de los medios
PROTOCOLO:

Ninguno en particular

BIBLIOGRAFIA

- FIGHIERA, G. Carlo. Tecnica dei Congressi. Scuola Internazionale di Scienze Turistiche. - HOYLE, Leonard; DORF, David; JONES, Thomas. Managing Conventions and Group Business. The Educational Institute of the American Hotel & Lodging industry. - CONVENTION INDUSTRY COUNCIL. The Convention Industry Council Manual. 7th Edition 2004. - CONVENTION INDUSTRY COUNCIL. The Convention Industry Council International Manual. Ed. Tony Carey. 2005 - INSURANCE CONFERENCE PLANNERS. A Meeting Planner’s guide to Master Account Billing. - FALKNER, Diana; BERBEROGLU, Hrayr; SHAW, J. D. Convention and Banquet Management. Ryerson Polytechnical Institute. Toronto Canadá. 1988 - ONTARIO MINISTRY OF INDUSTRY AND TOURISM. The Business... Of Group Business. Canadian Goverment Office of Tourism. Otawwa. - FISHER, JOHN G. Como Organizar Convenciones y Congresos. 1ª. Edición, Editorial Gedisa. Barcelona 2001 - FLEITMAN, JACK. Eventos y Exposiciones una Organización exitosa. Editorial Mc Graw Hill. 1997 - HESHUSIUS, Gloria; BLANCO, Edgar. Manual de Organización, Operación y Evaluación de Reuniones Profesionales. Tesis Universidad Externado de Colombia. Bogotá. 1984 - ICCA Statistics 2008. www.iccaworld.com - The economic impact industry 2004. www.conventionindustry.org - Tourism Highlights 2008. www.world-tourism.org